Aprenda se comportar em uma reunião – DDS.

 

Não adianta fica chateado ou torcer o nariz, na vida profissional, você passará inevitavelmente por inúmeras reuniões boas e ruins. O problema é que muitos estão despreparados para algo tão básico.

E como devemos nos preparar?

O primeiro passo antes de irmos para a reunião é definirmos qual será exatamente o assunto da reunião, caso todos os participantes tenham isto na cabeça, o encontro será mais proveitoso (no início da reunião tenha o hábito de explicar qual é o objetivo/pauta da mesma).

Outros passos que devemos dar antes da reunião é analisar o problema, coletar informações e começar a imaginar o que pode ser feito, procurando já resolver a pendencia no momento que for chamado a dar a sua opinião, mas, infelizmente, é comum alguns profissionais chegarem à reunião sem solução do problema e atrasarem o processo com inúmeras perguntas que já deveriam ter sido sanadas anteriormente.

É primordial seguirmos o horário. Você pode estar pensando - Mas todo mundo chega atrasado, tenho mais o que fazer do que ficar esperando! Para inicio de conversa, você não é diferente dos demais colaborados convocados para a reunião e, deve sim dar exemplo de pontualidade.

Chegar atrasado à uma reunião é falta de respeito com as pessoas que se esforçaram para chegar na horário.

Ao chegar atrasado você passa a mensagem de que a reunião não tem importância, além de atrasar a reunião, pois precisará de um resumo do que já foi debatido ou decidido.

Quando eu trabalhava no Centro de Pesquisas da Petrobras, tínhamos um grande Gerente que iniciava e terminava as reuniões nos horários previamente marcados, e não admitia a entrada do colaborador que estivesse atrasado, dizia ele ”o colaborador tem a obrigação de se programar para uma reunião previamente agendada”, dessa forma, não toma o tempo dos demais colegas de trabalho que se esforçaram para chegar na hora.

Caso seja você que esteja conduzindo a reunião, deve ficar atento para manter a conversa com o foco no objetivo traçado na minuta/pauta, porque geralmente o que gera atraso nas reuniões são assuntos relacionados a temas que não agregam ao assunto que deve ser debatido.

Qualquer reunião deve ter o intuito de estabelecer ações. Então, conforme indicadas devemos definir responsáveis, prazos e datas para avaliar o status.

O ideal é que realizemos a reunião utilizando um computador, para que ao final possamos imprimir ata dos assuntos deliberados, contendo no mínimo a data, horário de inicio e termino e assinaturas dos participantes.

Conclusão: Principalmente se é reunião Multidisciplinar, nunca chegue atrasado, mostre para seus superiores e colegas de trabalho que você é responsável e, que respeita os demais profissionais presentes.