Reuniões.

Não adianta torcer o nariz, você passará por inúmeras reuniões. O problema é que muitos estão despreparados para algo tão básico.

 E como devemos nos preparar?

O primeiro passo antes de irmos para a reunião é definirmos qual será exatamente o assunto da reunião, caso todos os participantes tenham isto na cabeça, o encontro será mais proveitoso (no início da reunião tenha o hábito de explicar qual é o objetivo).

       

Outros passos que devemos dar antes da reunião é analisar o problema, coletar informações e começar a imaginar o que pode ser feito. Infelizmente, é comum alguns profissionais chegarem na reunião e atrasarem o processo com inúmeras perguntas que deveriam ter sido sanadas antes.

 

É primordial seguirmos o horário. Você pode estar pensando - Mas todo mundo chega atrasado, tenho mais o que fazer do que ficar esperando!

 

Quem chega atrasado passa a mensagem de que a reunião não tem importância, além de atrasar a reunião, pois precisará de um resumo do que já ocorreu.

 

Além de começar no horário, devemos fazer de tudo para também terminarmos no horário.

 

Caso seja você que esteja conduzindo a reunião, deve ficar atento para sempre manter a conversa com o foco no objetivo traçado. O que gera atraso nas reuniões são assuntos relacionados a temas que não agregam ao assunto em pauta.

 

Qualquer reunião deve ter o intuito de estabelecer ações. Então, conforme indicadas devemos definir responsáveis, prazos e datas para avaliar o status.

 

O ideal é que realizemos a reunião utilizando um computador, para que ao final possamos imprimir as ações e obter as assinaturas dos participantes.

Dependendo da reunião é necessário fazer o registro do que foi conversado por meio de uma Ata, a qual deve ter no mínimo:

Data, pauta da reunião, horário realizado, participantes/setores e assinaturas.

Leia o Jornal Segurito – Edição 66.